نمونه فاکتور فروش رسمی

در دنیای امروز معاملات و داد و ستدهای تجاری و نحوه صحیح انجام و پیگیری آنها، دغدغه بسیاری از خریداران و فروشندگان شده است. در این مقاله سعی شده است، اطلاعات لازم در این زمینه دراختیار شما قرار گرفته و به سوالات شما نیز پاسخ داده شود. در یک معامله تجاری خریدار و فروشنده می بایست مراحل مختلف را پیگیری و دنبال کنند و اسناد لازم جهت رفع مشکلات احتمالی را در اختیار داشته باشند؛ که این امر با وجود برگه هایی به نام فاکتور بسیار آسان شده است.
فاکتورسند یا برگه تجاری است  که با توجه به اقلام خریداری شده به فرد خریدارو فروشنده داده می شود؛ خریدار با توجه به مبالغ درج شده در این اسناد، هزینه مال خریداری شده را به فروشنده پرداخت می کند. این فاکتورها حاوی اطلاعات مهمی از قبیل نوع کالا، قیمت کالا، تاریخ خرید، مشخصات فروشنده و خریدار می‌ ‍‌‌باشد. این موارد بسیار مهم می باشند و پیگیری سفارشات را آسان ‌تر می ‌نمایند.

اما سوالی که در این میان پاسخ دادن به آن خالی از فایده نیست، این است که فاکتور چه اهمیتی دارد و از نظر قانونی حق چه کسی است. باید دانست که این سند تجاری حق رسمی و قانونی خریدار است که برای طرح ادعا و یا دعوای حقوقی، می توان به آن استناد کرد. علاوه بر بار حقوقی، صدور فاکتور سبب می شود که مشتری اطمینان خاطر پیدا کند که همه چیز در ابتدای امر دارای وجاهت رسمی است و این مورد به خودی خود سبب آسودگی خاطر در فعالیت تجاری می شود.

البته علاوه بر موارد گفته شده، این سندها ممکن است اطلاعات بیشتری را نیز شامل شوند. به عنوان مثال هزینه به چه صورت پرداخت شود و یا اینکه روند تسویه حساب در چه مرحله ای قرار دارد. به طور مثال اگر قرار باشد که وجه در دو مرحله توسط خریدار پرداخت شود، می‌توان میزان وجه پرداخت شده و باقیمانده‌ی آن را در فاکتور نوشت؛  همچنین ممکن است فروشنده برای کالای خریداری شده درخواست گارانتی بدهد که در این صورت نیز در سند مورد نظر ذکر خواهند شد.
به برگه هایی که برای خریدار صادر می شود، فاکتور خرید گفته می شود و اسنادی که در اختیار فروشنده قرار می گیرند،  فاکتورفروش نام دارند

همواره به یاد داشته باشید  که شما به عنوان خریدار یا فروشنده، باید فاکتور متناسب با خریدتان را تهیه کنید. بنابراین لازم است با انواع این سندهای تجاری آشنا شوید و با توجه به نوع معامله، برگه تجاری خود را مشخص کرده و تهیه بفرمایید. فاکتورها با توجه به طراحی، چاپ و رسمیت به انواع مختلفی تقسیم می شوند.

از لحاظ طراحی به دو دسته سر برگ دار و بدون سر برگ سر و کار داریم که با توجه به نوع خرید و فروش می توان یکی از آنها را انتخاب نمود.
سربرگ دار
این نوع فاکتور در معاملات متوسط و بزرگ مورد استفاده قرار می گیرند. در سربرگ این نوع سندها اطلاعاتی از قبیل مشخصات فروشنده، آدرس و اطلاعاتی از این قبیل ثبت می شود.
بدون سر برگ
اطلاعات این فاکتورها بسیار محدود می باشد و در فروشگاههای لوازم و تحریر ویا لوازم اداری به فروش می رسند.

اما فاکتورهای رسمی و غیر سمی چه هستند و در کجا باید مورد استفاده قرار بگیرند؟
فاکتور فروش رسمی ، برگه ای است که بر اساس قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی تنظیم شده باشد و همچنین وزارت دارایی نیز آن را تایید می کند. بنابراین حسابداران و مامورین خرید بیش از همه با این برگه ها آشنای دارند. افرادی که قصد انجام معاملات بزرگی که در آنها کالا و خدمات به تعداد زیاد خریداری و به فروش می رسد، باید از این سندهای تجاری رسمی استفاده کنند.
یک نسخه از این برگه ها باید در اختیار اداره مالیات قرار بگیرد تا مالیات بر ارزش افزوده برای مشتریان محاسبه شود. در مواردی که ارائه این فاکتورها ضروری باشد، عدم ارائه فاکتور رسمی جریمه در پی خواهد داشت.

 شناسایی نوع رسمی از غیر رسمی نیازمند اطلاعاتی است که در ادامه در اختیار شما قرار خواهد گرفت. پس تا انتها با ما همراه باشید.
فاکتور رسمی مورد تایید وزارت اقتصاد و دارایی شامل موارد زیر است.
شماره ملی
کدپستی
آدرس کامل
شماره تلفن
شماره اقتصادی و شماره ثبت
شماره سریال
مشخصات کامل کالای معامله شده از قبیل کد کالا یا خدمات، توضیح کالا یا خدمات، مبلغ کل کالاها یا خدمات، مقدار تخفیفف مقدار مالیات، مقدار عوارض و کسری ها، جمع مبالغ
شرایط مازاد بر فروش و نحوه انجام معامله
جزئیائت بیشتر در مورد معامله انجام گرفته شده
مهر و امضای فروشنده
اما خوانندگان معمولا در این زمینه با دو سوال اساسی روبه رو هستند:
چگونه می توان این برگه ها را تهیه کرد؟ در پاسخ به این سوال باید گفت که امروزه تهیه فاکتور فروش رسمی با استفاده از نرم افزار های حسابداری، به آسانی امکان پذیر شده شده است.
استفاده از این سندهای تجاری برای چه کسانی ضروری است؟ ارائه فاکتور رسمی به خریداران برای تمام بنگاه های اقتصادی کوچک و بزرگ که مشمول نظام مالیات بر ارزش افزوده می شوند اجباری است.
در واقع فرقی نمی کند که مخاطب کالای شما اشخاص حقیقی یا بنگاه های اقتصادی باشند یا محصول و خدمت شما هزینه کم یا زیادی داشته باشد؛ در هر صورت اگر مشمول نظام مالیات بر ارزش افزوده باشید باید در عوض پرداخت مشتریان خود به آن ها فاکتوررسمی بدهید. در صورتی که از ارائه فاکتور استاندارد خودداری شود، جرم صورت گرفته و طبق قانون با مجموعه خاطی برخورد می شود.

فاکتورهای غیر رسمی
برگه های  که صرفا برای اطلاع مشتری و جهت اطلاع از قیمت کالای خریداری شده صادرشود و مطابق هیچ قانونی نباشد، فاکتور غیر رسمی میگویند.
البته در این بین اساسی ترین مشخصه ای که تشخیص و ارزیابی یک سند رسمی را از نوع صوری و غیر رسمی آن مسیر می سازد، نوع چاپ، شماره سریال بر روی فاکتور می باشد . این شماره با چاپ ملخی، با رنگ قرمز و به صورت برجسته بر روی فاکتور ثبت می شود.

این موارد باعث می شود که ماموران دارایی و خریدارانی که قصد دارند به خرید خود رسمیت بدهند، راحت تر و سریع تر فاکتور رسمی را تشخیص و ارزیابی کنند.
در چاپ یک فاکتور نیز مسائل مختلفی را باید در نظر بگیریم. جنس کاغذ، تعداد، برگه، سایز کاغذ،  کاربن دار و بدون کاربن بودن برگه ها، رنگ و … اشاره کرد. در این قسمت ما به متداول ترین تقسیم بندی در این زمینه، بر اساس تعداد برگه و نوع رنگ خواهیم پرداخت. بررسی فاکتور با توجه به تعداد برگه ها به این دلیل است که می توان فاکتورها را به صورت 2 برگی و یا سه برگی و حتی 4 برگی چاپ کرد. البته به صورت متداول نوع 3برگی را برای فاکتورهای رسمی در نظر گرفته و 2 برگی ها برای اسناد غیر رسمی طراحی و چاپ می شوند.

همچنین فاکتورها در چند نوع تک رنگ، سیاه و سفید، چاپ دو رنگ، چاپ چهار رنگ شامل رنگ‌های آبی، قرمز، زرد و مشکی به چاپ می‌رسند.