برنامه‌ریزی پروژه دقیقاً همان چراغ راهنمای شما در انجام پروژه است. بیشک بدون انجام این امر مهم، بسیاری از پروژه‌ها با مشکل مواجه می‌شوند و نمی‌توان آنها را به خط پایان رساند. برای آنکه از مسیر موفقیت خارج نشوید، نیازمند یک برنامه‌ریزی درست و اصولی هستید. این برنامه‌ریزی باید به کمک اسناد و نمودارها و مشارکت اعضای تیم انجام شود. اما چگونه؟ به چه ابزارهایی نیاز خواهیم داشت؟ چگونه باید اولین گام را برداریم؟ و … اگر به دنبال یک برنامه‌ی زمان‌بندی پروژه‌ی تر و تمیز هستید که شما را به خواسته‌تان برساند، در ادامه با ما همراه باشید.
مدیریت پروژه چه تفاوتی با مدیریت زمانی پروژه دارد؟ کدام یک مهمتر است؟
مدیریت پروژه از طریق ابزارها و تکنیک‌ها، مهارت و دانش و … به منظور دست‌یابی به یک هدف از پیش تعیین شده تلاش می‌کند. اما مدیریت زمانی پروژه از مهارت‌های مهم توسعه‌ی فردی و همچنین گروهی به شمار می‌رود که فعالیت‌های زیر را به همراه دارد:
1- برنامه‌ریزی اصولی
2- مشخص کردن اهداف
3- مشخص کردن زمان جهت دست‌یابی به اهداف
4- تقسیم‌بندی اختیارات و وظایف اعضا
5- اولویت‌بندی امور با توجه به اهمیت آن
6- در نظر گرفتن زمان کافی و مناسب
افزایش بهره‌وری، کم کردن استرس و دغدغه‌ها، کنترل هزینه، کم شدن میزان اشتباهات و … همگی از چالش‌های اصلی در مدیریت زمان‌بندی پروژه خواهند بود. شما هرچقدر هم یک مدیر لایق باشید و از دانش و مهارت بالایی برخوردار شوید، تا زمانی که نتوانید زمان را مدیریت کنید، طعم دل‌نشین موفقیت را احساس نخواهید کرد.
مزیت‌های برنامه‌ریزی پروژه و مدیریت زمان
برنامه‌ی زمان‌بندی پروژه مزایای بسیاری را به همراه خواهد داشت که از مهم‌ترین آنها میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- بهره‌وری را افزایش میدهد
نیازهای استراتژیک یک پروژه زمانی برطرف میشود که طبق اولویت‌ها انجام شود و در زمان انجام هم تمامی تمرکز بر روی آن باشد. نمی‌توان در یک لحظه دو بخش از یک پروژه را انجام داد. برنامه‌ریزی و زمان‌بندی این امکان را برای شما فراهم می‌کند که در تایم کمتری هر دو بخش را با دقت بالا پیش ببرید.
- فرصت‌ها را از دست نخواهید داد
بیشک وجود یک برنامه‌ی مشخص باعث میشود مسیر زندگی کاری شما مشخص باشد. هرچه این برنامه‌ی زمانی زودتر به پایان برسد، میتوانید انرژی و زمان بیشتری برای دیگر پروژه‌ها صرف کنید. به عبارتی پروژه‌ی شما می‌تواند زودتر از موعد هم به پایان برسد و به سراغ یک پروژه‌ی جدید بروید.
- طبق بودجه خرج کنید
اگر بتوانید روند انجام پروژه‌ها را طبق زمان‌بندی و برنامه‌ریزی انجام شده پیش ببرید، نیاز به صرف هزینه‌ی دیگری نخواهید داشت. اینجاست که ضرب‌المثل قدیمی «وقت طلاست» ارزش خود را بیشتر از همیشه به رخ شما خواهد کشید.
- رسیدن به هدف و سود آن برای همگی
شما به عنوان یک تیم کار می‌کنید بنابراین رسیدن به هدف، خواسته‌ی همه‌ی شما است. اگر طبق برنامه پیش بروید، بدون هیچ دردسری به خواسته‌ی خودتان خواهید رسید و این سود به نفع همه‌ی شما خواهد بود. البته لازم به ذکر است که این برنامه‌ریزی نیازمند همکاری همه‌ی افراد حاضر در پروژه است.
نحوه‌ی زمان‌بندی پروژه
اصولاً برای برنامه‌ریزی پروژه و همچنین زمان‌بندی آن، از تقویم کاری استفاده میشود. وجود این تقویم یک بازه‌ی زمانی را به شما نشان میدهد که هر شخص باید وظایف خود را تا زمان مشخصی انجام دهد. میتوان از نمودارهای گانت، جهت ترسیم زمان‌بندی استفاده کرد. وجود گانت چارت، مانع از ایجاد بحران در پروژه خواهد شد. اما ناگفته نماند که شما باید در ابتدا اولویت‌ها را هم شناسایی و مشخص کنید.
به عبارتی زمان‌بندی و برنامه‌ریزی هر پروژهای باید طبق اولویت‌های آن انجام شود. پروژه‌تان را با توجه به هدفی که دارد، فصل‌بندی کنید. در هر فصل انتظار دارید چه کارهایی انجام شود؟ تا کجا پیش خواهید رفت؟ و … بعد از مشخص شدن این موارد میتوانید بازه‌ی زمانی انجام آن را هم تخمین بزنید و در نهایت مشخص کنید که تاریخ اتمام پروژه کی خواهد بود. در این بازه باید راندمان کاری به خوبی پیش رود و تا حد امکان روند صعودی داشته باشد تا برنامه‌ریزی شما را با اختلال مواجه نکند.
چگونه زمان را در پروژه مدیریت کنیم؟
مدیریت زمان و همچنین برنامه‌ریزی پروژه در 4 فرآیند مهم انجام میشود. این چهار فرآیند عبارت‌اند از:
1- تدوین: برنامه‌ریزی قلب تپنده‌ی پروژه‌ی شما خواهد بود. این امر مهم یک سند برای چگونگی اجرا، نظارت، کنترل و… است. اگر تدوین آن به درستی انجام شود، مانع از هدر شدن انرژی و زمان تمامی اعضا خواهد شد. در پروژه‌های بزرگ از ساختار شکست کار به این منظور استفاده می‌کنند که در آن فهرست سلسله مراتبی جهت نمایش امور اصلی و فرعی وجود دارد. ساختار شکست کار به اختصار WBS شناخته میشود و با کمک نرم افزار مدیریت پروژه میتوانید آن را پیاده‌سازی کنید.
2- زمان‌بندی: طبق این برنامه زمان آغاز و پایان پروژه مشخص میشود. تمامی اعضا باید به آن دسترسی داشته باشند. ساختار آن باید ساده و قابل درک و جامع و همچنین شامل فازهای مختلف پروژه باشد. تهیه‌ی این برنامه، عنصر جدایی‌ناپذیر مدیریت زمان‌بندی پروژه‌ی شما خواهد بود.
3- مشخص کردن فعالیت‌ها: ACTIVITY یا همان فعالیت باید در برنامه‌ریزی پروژه و زمان‌بندی آن مشخص باشد. هر فعالیتی که باید انجام شود و هر شخصی که انجام آن را بر عهده دارد، باید کاملاً مشخص باشد.
4- وابستگی‌ها: بسیاری از بخش‌های یک پروژه وابسته به بخش دیگری است. به عبارتی تکمیل‌کننده‌ی یکدیگر هستند. برای مثال تا زمانی که ستون‌های خانه اجرا نشود، امکان ساخت بام آن وجود نخواهد داشت. باید جلوی هر نوع تأخیرهای احتمالی گرفته شود تا همه‌ی اعضا در برنامه زمانی درست خود فعالیتشان را آغاز کنند.
راهکارهای نوین برای زمان‌بندی پروژه
برای برنامه‌ریزی پروژه و مدیریت زمان آن چقدر وقت صرف خواهید کرد؟ بسیاری از مراحل انجام آنها بسیار دشوار بوده و نیازمند یک سری تکنیک‌ها است. ممکن است زمان زیادی از شما هم بگیرد. اما نه تا وقتی که از تکنولوژی‌های جدید روز برای انجام آن استفاده کنید.
دیگر عمر کاغذبازی‌ها و طرح نمودارها و … به پایان آمده است. باید همین حالا خودتان را آپدیت کنید و از نرم‌افزار زمان بندی پروژه استفاده کنید. این برنامه‌ها طبق نیاز شما و تکنیک‌های جهانی طراحی و اجرا شدهاند که به آسانی با ارسال داده‌ها یک برنامه‌ریزی اصولی و زمان‌بندی مشخص را به شما تحویل میدهد.
اکسل یا نرم افزار برنامه زمان‌بندی پروژه؟ مسئله این است!
درست است که مایکروسافت همیشه موفق عمل کرده و توانسته نیاز شما را برطرف سازد اما اکسل برای کارهای برنامه‌ریزی و مدیریتی امروزه چندان ایده‌آل نخواهد بود. دلیل آن پیشرفت چشمگیر نرم افزارهای مدیریتی و زمان‌بندی است. از طرفی کار کردن با اکسل دردسرها و سختی‌های خاص خود را دارد و تا زمانی که تسلط کافی به آن نداشته باشید نمیتوانید از آن استفاده کنید. به همین خاطر ما به شما جایگزین کردن نرم افزار زمان بندی پروژه را پیشنهاد میکنیم.
بهترین برنامه‌ی زمان‌بندی پروژه و برنامه‌ریزی کدام است؟
تنوع نرم افزارها برای برنامه‌ریزی پروژه بسیار زیاد است اما به جرئت میتوان گفت یکی از بهترین آنها نرم افزار مدیریت پروژه فارسی همتیک است. فرقی نمی‌کند پروژه عمرانی دارید یا برنامه‌نویسی و … هرچقدر که پروژه‌ی شما بزرگ باشد یا کوچک، سخت باشد یا راحت و … تنها با چند کلیک میتوانید برنامه‌ریزی آن را انجام دهید. همتیک این بستر را برای شما فراهم کرده است تا بدون دغدغه پروژه‌های خود را پیش ببرید و تأثیر مثبت آن را در نتیجه‌ی کار ببینید. برای استفاده از این نرم افزار کافی‌ست وارد سایت همتیک شده و روی دکمه‌ی شروع رایگان کلیک کنید.
ثبت دیدگاه