چطور یک برنامه کاری حرفه ای در کسب و کارها ایجاد کنیم؟

ایجاد یک برنامه کاری حرفه ای که برای همه کار کنه و همه بتونن با اون ارتباط برقرار کنن یه چالشه بزرگیه برای اکثر مدیران. اگر پای حرف های بهترین مدیران و با تجربه ترین اون ها بشینید، اون ها معتقدن آماده کردن یه برنامه کاری حرفه ای کار سختیه و نیاز به مهارت های مدیریتی بسیار زیاد و پیچیده ای  داره.

اگر شما هم مثل اکثر مدیر ها فکر می کنید که نوشتن برنامه کارکنان کار سختیه و حتی پیچیده این مقاله در سایت فونیکس کوچ برای شماست. چرا؟ چون قصد دارم در مورد نحوه ایجاد یه برنامه کاری حرفه ای با شما صحبت کنم که بنظرم جامع و کامله و اگر دست به اقدامش بزنید میتونید در خدمت خودتون در بیارید. پس انتهای مقاله میبینمتون.

بیاید اول با هم شفاف بشیم که اصلا چرا داشتن برنامه کاری حرفه ای مهمه!!؟

اهمیت داشتن یک برنامه کاری حرفه ای

چه یک مدیر حرفه ای باشید و چه یه مدیر تازه کار و کم تجربه داشتن یه برنامه کاری یکی از ابزارهاییه که به شما کمک می کنه تا هدایت و مدیریت با کیفیت تری داشته باشید و هم اینکه به شما کمک می کنه تا میزان بهره وری رو اط طریق مانیتور کردن و ارزیابی کردن تحت کنترل داشته باشید.

پس میشه گفت اولین و مهم ترین دلیل برای داشتن برنامه کاری حرفه ای برمیگرده به مدیران مجموعه، چون ابزار کارامدیه که دسترسی بسیار زیادی رو برای شما ایجاد می­کنه. و البته که هرچقدر پخته تر و با تجربه تر میشید بازدهی افزایش پیدا می کنه.

ایجاد یک برنامه کاری خوب مهارتیه که هر مدیر با گذشت زمان و تمرین میتونه اون رو یاد بگیره. مثلا ممکنه یه مدیر در طول ساخت برنامه کاری مجبور بشه با تعداد زیادی از کارکنان مجموعه جلسه بگذاره ، حرف بزنه ،تحلیل کنه و در نهایت تصمیم کاربردی بگیره. همه این کارها میتونه باعث بشه تا یه مدیر با تجربه و پخته ساخته بشه که میتونه به راحتی یه کسب و کار رو مدیریت کنه.

بهترین برنامه کاری برنامه ایه که منعطف باشه و همه کارکنان بتونن با اون خوب ارتباط بگیرن. شاید تا اینجا براتون سوال شده باشه “خب این برنامه کاری حرفه ای ” اصلا چه ویژگی هایی داره. بریم تا در ادامه در این مورد بیشتر بدونیم.

ویژگی های برنامه کاری حرفه ای

یه برنامه کاری حرفه ای برنامه ای که منعطف باشه. برنامه منعطف چه برنامه ای؟

برنامه منعطف برنامه ایه که به کارکنان حجم کار و میزان ساعت کار اعلام میشه و این تصمیم با اون هاست که  چطور این حجم کار و ساعت کاری رو مدیریت کنن. برای مثال شما برای کارکنان خودتون ۸ ساعت زمان تعیین می­کنید این انتخاب اون هاست که از ساعت ۸ صبح تا ساعت ۴ بعد از ظهر سرکار بیان  یا از ساعت ۱۰ صبح تا ساعت ۶ عصر.

یا مثلا امکان داره به بعضی از کارکنان خودتون برنامه کاری هفتگی بدید و بگید که باید در یک هفته برای مثال ۴۰ ساعت کار کنه. در این حالت نیز تصمیم با خود اونهاست، می­تونند یک روز ۱۰ ساعت کار کنند و در روز دیگری ۶ ساعت.

این نوع برنامه ها میتونند بسیار مفید باشند اما باید واقعا مدیریت شده استفاده بشن تا مشکلی برای کسب  و کار ایجاد نشه. اما از مهمترین مزایای برنامه های منعطف میشه به موارد زیر اشاره کرد :

• رفع نیازهای کارمندان مثل مراقبت از فرزندان شان
• جلوگیری از غیبت های زیاد
• کاهش میزان استفاده از مرخصی ها
• جلوگیری از شلوغی و ازدحام در شرکت
• و …

حالا چی کار کنیم تا یه برنامه منعطف و حرفه ای بیشترین بازدهی رو برامون داشته باشه؟

• ساعات اصلی شرکت و بازه منعطف رو تعیین کنید

ساعت اصلی مجموعه شما ساعات اولیه روزه که به همه کارکنان نیازه بازه منعطف به بازه زمانی ای گفته میشه که شما می تونید در اون بازه به کارکنان خودتون اجازه بدید که در این بازه به کارهاشون برسن. در اصل میشه گفت بازه منعطف به بازه ای گفته میشه که شروع اون با زودترین زمانیه که کارکنان میتونن کارهایشون رو انجام بدن و پایان اون دیرترین زمانیه که کارکنان میتونن کارها رو تموم کنند.

بذارید با یک مثال این موضوع رو ساده تر مطرح کنم. فرض کنید ساعت اصلی شرکت شما از ساعت ۹صبح تا ۵ بعداظهر باشه اما میتونید به کارکنان خودتون بگید اون ها میتونن از ساعت ۶ صبح سرکار بیان یا تا ساعت ۸شب داخل شرکت بمونند. این برنامه باعث میشه تا بعضی از کارکنان برای خودشون برنامه ریزی کنند. برای مثال بعضی ها ممکنه ۲ ساعت دیرتر سرکار بیاین تا بچه هاشون رو به مدرسه برسونند و یا به کارهای بانکی و اداری خودشون برسن و به ازای اون دو ساعت، ۲ ساعت دیرتر از سرکار به خونه برگردن.

• برنامه منعطف روزانه تنظیم کنید

قبلا به این موضوع هم اشاره کردم که بعضی از کارکنان میتونن خودشون تصمیم بگیرن که در طول روز چند ساعت کار انجام بدن. اما باید کارهاشون رو به موقع تحویل بدن و حد مجاز فعالیت رو هم ثبت کنند. یعنی چی؟ برای مثال ممکنه یکی از کارکنان شما دوست داشته باشه یک روز ۴ ساعت و روز دیگری ۱۲ ساعت کار کنه. معمولا کارکنانی این برنامه رو پیاده میکنند که مشکلی برای اون ها پیش اومده یا نیاز دارن به مدت چند ساعت به کاری جز شغل شون بپردازن.

• برنامه کاری فشرده را نیز تست کنید

میتونید برای اینکه تشخیص بدید کارمندهای شما با چه برنامه ای راحت تر هستند برای یک بازه از برنامه های فشرده استفاده کنید.یعنی چیکار کنیم؟ برای مثال اگر کارمندای شما قراره به مدت ۶ روز روزانه ۷ ساعت کار کنند که مجموع ساعت کاری اون ها بشه ۴۲ ساعت میتونن ۴ روز در هفته و روزانه بین۱۰تا ۱۱ ساعت کار کنن.

این برنامه برای کسایی مناسبه که علاقه زیادی به تعطیلات آخر هفته دارن یا دوست دارن بدون مرخصی گرفتن به کارهایی مثل رفتن به دندان پزشکی بپردازند.

اما یکی از مهم ترین قسمت های این مقاله اشاره به نکاتی که مدیران برای تهیه برنامه کاری حرفه ای نباید ازش غافل بشن!!!

نکات برنامه کاری حرفه ای برای مدیران

دقت کنید که هدف اصلی شما از  طراحی این نوع برنامه ها این هست که بهره وری کارمندای شما بیشتر بشه، اما باید به این نکته توجه کنید که شاید هدف شما بازدهی بهتر باشه اما کارکنان شما با شما هم هدف و هم عقیده نباشن و به نوعی از این نوع برنامه های سوء استفاده کنند. برای همین حتما به نکاتی که در ادامه به اون ها اشاره میکنیم توجه کنید :

• محل کارتون رو بشناسید

شما باید به عنوان یک مدیر به زیر و بم کسب و کار خودتون آگاه باشید. برای مثال اگر یه فروشگاه لوازم برقی دارید و یا سوپر مارکت دارید یا… باید خوب تشخیص بدید که در چه ساعتی مردم بیشتر در فروشگاه حضور دارن و در چه زمانی نیازه تا کارمندای بیشتری در محل حضور داشته باشن. یا حتی از اون مهم تر باید بدونید که کارمندای شما در چه بازه زمانی بهتر کار انجام میدن. همه این اطلاعات باعث میشه تا شما بهتر بتونید برنامه کاری ای بنویسید که برای همه دسترسی ایجاد کنه و بازدهی رو در کار شما بالا ببره.

• تشخیص سو استفاده از برنامه ریزی

شاید خیلی از شما از این ایده ساعت انعطاف پذیر استقبال کرده باشید و بعضی هاتون با خودتون گفته باشید اینجوری که هرج و مرج میشه. بهتره یاداوری کنیم که اگر کار درست تو زمان درست  انجام بشه بازدهی بالایی داره. انعطاف پذیری ساعت یه نوع ابزاره که من مدیر حرفه ای باید بدونم کجا و چطور ازش استفاده کنم.

 ممکنه کارمندای شما یا شرکای شما از این نوع برنامه ریزی سو استفاده کنند. اونوقت دیگه نه تنها برنامه ریزی برای شما بازدهی نداره میشه گفت باعث ضررم میشه. چطور میشه باعث ضرر بشه؟

موارد زیر نمونه هایی از سو استفاده در برنامه ریزی هستند :

• درخواست خروج زودهنگام برای چندبار در هفته
• پنجشنبه ها زودتر از سرکار رفتن و شنبه ها دیرتر برگشتن
• نبودن در محل کار هنگام جلسات مهم
• تماس های لحظه آخری و درخواست دیرتر آمدن
• ایجاد موارد اضطراری ساختگی برای ترک محل کار
• و …

و البته که تشخیص سوءاستفاده ممکنه برای مدیران کار آسونی نباشه. برای مثال در این شرایط استفاده از نرم افزارهای حضور و غیاب میتونه گزینه موثری باشه. اما اگر دوست دارید میزان این سو استفاده ها رو به حداقل ترین حالت ممکن برسونید کارهای زیر رو به عنوان یک مدیر حرفه ای میتونید انجام بدید.

الف. برنامه ریزی حین تماس

در این روش شما اگر کاری با یکی از کارکنای خودتون دارید از قبل با اون تماس نمیگیرید. یعنی چی؟ یعنی مثلا اگر میدونید که کارمند شما باید سه شنبه در شرکت باشه و کاری رو انجام بده از شنبه این موضوع رو بیان  نمی کنید و صبر می کنید و در همان روز این موضوع رو به اون  اطلاع می­دید. در این شرایط اون نمیتونه به درستی کارهاش رو برنامه ریزی کنه و یجورایی عدم تعهد به کار و سواستفادش مشخص میشه.

ب. به روزرسانی لحظه آخری

تلاش کنید برنامه های کاری رو از چند روز قبل به کارکنان تان اطلاع بدید تا اون ها بتونن به درستی برای زندگی شخصی شون برنامه ریزی کنند و مجبور نباشند با سوءاستفاده از برنامه کاری به کارهای شخصی شان برسند. در این شرایط برنامه ریزی لحظه اخری به شما در شناخت بیشتر کمک می کند.

ج. لغو کارهای برنامه ریزی شده در لحظه آخر

سعی کنید گاهی اوقات برنامه هایی که از قبل چیده شده اند رو بهم بریزید و کنسل کنید. چون تو این شرایط بعد از کنسل شدن یک موضوع ،کارکنای شما نمیتونن به زودی برنامه ریزی مجددی انجام بدن و در این حالت است که برای تغییر برنامه بهانه بیارن.

د.مجبور کردن کارمندان برای کار بیشتر

شما نباید کاری انجام دهید که کارمندان تان بیش از حد معمول کار کنند. برای مثال اگر بخش پشتیبانی شما دائما زنگ میخوره نمیتونید کارمند شیفت صبح تون رو تا پاسی از شب در سر کار نگهدارید. تو این شرایط باید در اسرع وقت به اون بخش نیرو اضافه کنید و شیفت ها رو تقسیم کنید تا فشاری روی کارکنان ایجاد نشه.

خب حالا که نکته سو استفاده کارکنان رو بررسی کردیم میریم سراغ بقیه نکات:

• از کارمندان تان بپرسید

یکی دیگر از نکات مهم اینه که مستقیم به سراغ کارمندای خودتون برید و با اون ها صحبت کنید ببینید که چطور برای کارکردن راحت ترن و در چه بازه ای بهتر کار میکنن؟ و از اون یه نتیجه کلی بگیرید. یا اینکه برنامه رو برای هر فرد شخصی سازی کنید به همین راحتی میتونید راندمان کاریتون رو  چند برابر کنید.( امتحان کنید)

یاد گرفتن مهارت برنامه ریزی کردن برای هر مدیر که دغدغه گسترش کسب و کارش رو داره ضروریه. یک مدیر کاربلد باید بتونه یه برنامه کاربردی برای کارکنانش بنویسه تا اون ها خسته نشن و بتونن کسب و کار رو به سمت هدف جلو ببرن.

• با ملاحظه باشید

یعنی چی؟ یعنی درسته که همه کارکنای شما باید کارهاشون رو طبق یک چارچوب خاص و برنامه شما انجام بدن اما اگر احساس کردید یکی از کارمندای شما نمیتونه، حالا بنا به هر دلیلی این برنامه رو به درستی اجرا کنه با ملاحظه و احترام با او مطرح کنید. مطمئنا کارمندای شما برای قدردانی با شما تلاش بسیار بیشتری دارند.

• دستیار داشته باشید

فردی رو آموزش بدید تا در روزهایی که شما نیستید کارهای مربوط به برنامه ریزی رو انجام بده. در این حالت شما با خیال راحت میتونید به سایر کارهای کسب و کارتون برسید و اون فرد هم به خوبی میتونه ساعت فعالیت کارکنای شما رو  تنظیم کنه.

برحسب تجربه و دانسته های شما اگر مورد دیگه ای بود حتما با ما درمیون بزارید. اشتراک نظر به رشد بیشتر همه ی ما کمک می کنه و البته که موجب افتخار ماست. اگر هم چنانچه در این زمینه نیاز به حمایت داشتید می تونید از کوچینگ رایگان استفاده کنید . امید داریم که راه گشای مسیر شما باشیم.