چگونه فرمسازها می‌توانند در طراحی پورتال سازمانی مورد استفاده قرار گیرند؟

در مقالات متنوع پیرامون طراح پورتال سازمانی، به ابعاد متنوعی از این موضوع پرداخته‌ می‌شود. اطلاعات، محصولات و خدماتِ قابل ارائه توسط سازمان‌های بزرگ و پیشرو از طریقِ پورتال آنها در اختیارِ مخاطبان و مشتریان‌شان قرار می‌گیرد بنابراین مجموعۀ وبسایت‌ها و صفحاتِ یک پورتال، باید در کیفیت و کمیتی توسعه یابند که متناسب با ماهیت سازمان بود و تواناییِ پاسخگویی به نیازهای سازمان و کاربرانش را داشته‌باشد.

سازمان‌ها در اولین سطحِ توسعۀ پورتال خود همواره به ارائۀ اطلاعات مختلف از سازمان می‌پردازند. اطلاعاتی همانند سند چشم‌انداز، مدل تعالی سازمانی، اخبار و اطلاعیه‌ها، چارت سازمانی، قوانین و مقررات، اطلاعات مناقصات و مزایده‌ها، بنرهای تبلیغاتی و اطلاعات ارتباط با سازمان و مدیرانِ آن در اغلب وبسایت‌های سازمانی، در زمرۀ اطلاعات اصلی و پایه‌ای بشمار می‌آیند.

آنچه که باید در اندیشۀ مدیران سازمان بصورت یک رویکرد مدرن جای گیرد، مخاطب‌محور بودن و مشتری‌محور بودنِ اطلاعاتِ پورتال و وبسایت‌های آن است چراکه متأسفانه بخشی از اطلاعاتِ اشاره‌شده در پورتال، آنچنان برای مخاطبان جذاب یا مفید نیستند و تنها جهتِ به اطلاح پربار کردنِ محتویاتِ وبسایت مورد استفاده قرار می‌گیرند و این درحالی است که اگر همین اطلاعات را در  جای درست و در قالبی درست به مخاطب عرضه کنیم، باعث افزایش پرستیژ و جذابیت پورتال می‌شود.

بالاتر از سطح حضور در عرصۀ وب، سطحِ تعاملِ سازمان با مخاطبانش است. همانطور که پیش از این ذکر شد، مدیران مدرن و توسعه‌گرا، مخاطب و مشتری سازمان را محور برنامه‌ها و اقدامات خود قرار می‌دهند و جذب و جلب رضایتِ آنها را  معیارِ موفقیت و اثربخشیِ برنامه‌ها و عملکردها می‌دانند. تعامل را می‌توان ارسال و دریافتِ داده‌ها میانِ سرویس‌دهنده و سرویس‌گیرنده تعریف نمود و در یک پورتال سازمانی، فرم‌ها وظیفۀ دریافتِ داده از مخاطبان و درجِ رکورد در جداول اطلاعاتیِ دیتابیسِ پورتال را بر عهده دارند.

فرم‌ها عناصری هستند که داده‌های مختلفی را در قالب فیلدهای طراحی‌شده در آنها از مخاطب دریافت می‌کنند. اطلاعاتِ اولیه همانند نام و ، کد ملی، تاریخ تولید، مدرک تحصیلی و … در قالب یک رکورد اطلاعاتی در جدولِ فرم ثبت می‌شوند و حتی قابلیتِ دریافتِ فایل‌ نیز توسط فرم وجود دارد بنابراین فیلدهای ساخته شده برای فرم باید خصوصیات لازم جهت دریافت داده‌های مناسب و معتبر را داشته باشند.

طراحی تجربه کاربری یا UX Design در دنیای امروز به یک امر واجب در تولید و طراحی محصولات پیشرفته می‌باشد و طراحی یک پورتال سازمانی نیز می‌بایست از این رویکرد پیروی نماید تا سازمان در جلب رضایت کاربران پورتال، موفق ظاهر شود. در رهیافتِ تجربه کاربری، فرم ها نیز تحت بررسی و ارزیابی قرار می‌گیرند چراکه فرم عنصری است که مستقیماً با مخاطبِ وبسایت تعامل می‌کند و در نتیجه در تجربه کلی کاربر تأثیر می‌گذارد.

در طراحی UX در فرم‌ها باید از دو منظر طراحی و ارائه (Design and Presentation) و هدایت کاربر (User Guidance) به ساخت و طراحی فیلدها پرداخت. در طراحی و ارائۀ فرم باید به موارد ذیل مورد توجه قرار گیرند:

• زبان طراحی وبسایت در طراحی فرم رعایت گردد.
• فرم کاملاً واکنشگرا باشد بطوریکه در موبایل‌های با عرض نمایشگرِ کم نیز بتوان براحتی و بطور کامل، فیلدهای فرم را مشاهده نمود.
• فیلدهای اجباری و اختباری از طریق عامل رنگ یا علامتی گویا (همانند * یا !) براحتی قابل تمایز باشند.
• در صورت لزوم، فیلدهای فرم در چند مرحله به مخاطب ارائه شود. این سیاست به دو دلیل اتخاذ می‌شود. اولین دلیل این است که فیلدهای زیاد از حد، فرم را طویل و برای مخاطب سخت می‌کند و او قیدِ تکمیلِ فرم را می‌زند. تقریباً هیچ‌کس تمایل ندارد وقت زیادی را برای پر کردنِ یک فرم با فیلدهای فراوان صرف کند. دلیل دوم نیز عدم دسترسی مخاطب به داده‌های لازم و اجباری برای ثبت فرم است چراکه ممکن است فیلدهای فراوان فرم توسط مخاطب تکمیل شود و هنگام ثبت فرم بدلیلِ معتبر نبودن یک فیلد، ثبت رکورد با مشکل مواجه شود. نتیجۀ چنین تجربه‌ای گزینه‌ای غیر از انزجار و خستگی مخاطب نخواهدبود. بنابراین در چنین فرم‌هایی، فیلدهای حساس و اجباری که بیشتر جنبۀ اعتبارسنجی (Athentication) را دارند در گروه ابتداییِ فیلدها برای مخاطب ظاهر می‌شوند و فیلدهای دیگر از نظر او پنهان می‌مانند و در صورتِ معتبر بودن اطلاعات وارد شده، فیلدهای بعدی در گروه‌های دیگر به نمایش در می‌آیند.
• فیلدها باید دسته بندی شده باشند بدین معنی که گروه هایی با نامهای “اطلاعات هویتی”، “سوایق تحصیلی”، “سوابق شغلی” و گروه هایی از این قبیل در فرم وجود داشته بشند که فیلدهای مربوط به آنها، ذیلِ آنها به کاربر ارائه گردد. چنین سیاستی برای منظم شدنِ فرم کمک می‌کند.
• برای دکمه‌های درونِ فرم، از رنگ‌های مناسب و متناسب با موضوعِ لینک استفاده شود.

برای هدایت کاربر، سیاست‌های ذیل باید رعایت شود:

• از اعتبارسنج‌های حرفه‌ای برای هدایت کاربر در درجِ داده‌ها استفاده شود. بعنوان مثال با استفاده از Masking می‌توان تعداد و نوع کاراکترهای دادۀ درون فیلد را به الگویی خاص محدود کرد.
• برای اطمینان از درج دادۀ معتبر می‌توان از Regular Expressions یا عبارات قاعده‌مند استفاده نمود. این قواعد که به اختصار به Regex هم معروف هستند مجموعه‌ای از کاراکترها است که الگوی مورد قبول برای یک رشته از کاراکترها را در زبان‌های برنامه‌نویسیِ متفاوت تعیین می‌کند. بعنوان مثال، طراحِ فرم می‌تواند با استفاده از آنها، فیلدهای درج ایمیل، گذرواژه، آدرس اینترنتی و … را در فرم اعتبارسنجی کند و اجازۀ ثبت دادۀ نامعتبر را به مخاطب ندهد.
• از Placeholder برای راهنمایی کاربر استفاده شود. منظور از Placeholder عبارتی است که با رنگی روشن‌تر از رنگِ متنِ صفحه، درونِ فیلد نشان داده می‌شود.
• در صورت امکان از Tooltip برای راهنمایی کاربر استفاده شود.
• فیلدهای اجباری و اختباری از طریق عامل رنگ یا علامتی گویا (همانند * یا !) براحتی قابل تمایز باشند.
• در صورت نیاز، حداقل و حداکثر کاراکترهای مجاز، برای کاربر محدود شوند.
• باید در برخی فیلدها همانند مدرک تحصیلی و جنسیت، با استفاده از کامبوباکس‌ها (Combo-box) و ردیوباتن‌ها (Radio-button) گزینه‌های کاربر را محدود کرد تا از درجِ عباراتِ سلیقه‌ای و نادرست جلوگیری شود.
• هنگامِ آپلودِ فایل در فرم، با استفاده از جلوه‌های گرافیکی، میزانِ پیشرفتِ بارگذاری برای کاربر مشخص شود.

سازمان‌های بزرگ برای تولید و مدیریت وبسایت ها و سامانه های تحت وب خود از نرم افزارهای پورتال سازمانی استفاده می‌کنند و ابزاری برای تولیدِ فرم‌های تحت وب می‌بایست در این سیستم‌ها وجود داشته باشد. بسیاری از قابلیت‌هایی که از آنها نام بردیم، در تمام فرمسازها وجود ندارد لذا مدیرانِ سازمان‌ها باید هنگامِ انتخابِ نرم‌افزارِ مدیریت پورتال سازمانی باید به امکاناتِ فرمساز آن توجه ویژه داشته‌باشند.

شرکت خدمات انفورماتیک نیافام که بواسطۀ تولیدِ اولین و تنها نرم‌افزار پورتال سازمانی هوشمند در ایران، عنوان دانش بنیان را کسب نموده‌است، یکی از پیشروترین برندهای تولید چنین سامانه‌هایی به شمار می‌آید و ابزارِ فرمسازِ موجود در نرم‌افزارِ پورتال سازمانیِ تولیدِ این شرکت (اسپریت پورتال)، تمامیِ قابلیت‌ها و امکاناتِ تولیدِ یک فرمِ حرفه‌ای را برای استفادۀ سازمان‌ها فراهم نموده‌است.

از قابلیت های فرم ساز پورتال سازمانی هوشمند نیافام ( اسپریت پورتال ) می توان به موارد زیر اشاره نمود :

• افزایش سرعت و صحت عملکرد مدیر پورتال در طراحی فرم
• تولید و انتشار فرم‌های کاملاً واکنشگرا برای وبسایت
• نمایش فیلدهای فرم را در چند مرحله
• درج زیرفرم‌، درون فرم اصلی
• کنترل کامل بر تعداد رکوردهای قابل ثبت در فیلدهای فرم و زیرفرم
• طراحی انواع فیلدها برای دریافت انواع داده‌ها
• وابسته نمودن نمایش برخی فیلدها به فیلدهای دیگر
• اعتبارسنج‌های متنوع برای مقادیر فیلدها
• قابلیت اعمال انواع محدودیت‌های مختلف برای فایل‌های قابل آپلود
• دکمه‌های مختلف برای فرم
• مشاهده و ویرایش فایل JSON فرم تولید شده
• بهره‌برداری از الگوهای متنوع برای نمایش فرم در صفحه سایت
• اعمال محدودیت‌های زمانی متنوع برای تکمیل فرم
• استفاده از برای داده‌های قابل قبول در فیلدها از REGEX و