اتوماسیون اداری مزایای گسترده‌ای را برای سازمان‌ها فراهم می‌کند. اما بسیاری از شرکت‌ها، هنوز درگیر روش‌های قدیمی انجام کارهای اداری هستند و تمایلی به استفاده از فناوری‌های جدید ندارند. از آنجایی که آشنایی بیشتر با مزایای این فناوری‌ها می‌تواند به پذیرش آنها منجر شود، در این مطلب به معرفی بخش‌هایی از سازمان ها که نیازمند راهکار اتوماسیون اداری هستند و مزایای خودکارسازی فرآیند برای آنها می‌پردازیم.
شش بخش مختلف سازمان که نیازمند اتوماسیون اداری هستند
واحد بازاریابی
امروزه اغلب واحدهای بازاریابی از بازاریابی دیجیتال یا دیجیتال مارکتینگ استفاده می‌کنند، اما تعداد کمی از آنها به دیجیتال‌سازی و اتوماسیون فرآیندهای بازاریابی خود می پردازند. گزینه‌های زیادی برای خودکارسازی فرآیندهای بازاریابی اعم از بازاریابی شبکه‌های اجتماعی، کمپین‌های ایمیلی و محتوا وجود دارد. سیستم‌های اتوماسیون اداری به شما امکان می‌دهند فرآیندهای اداری واحد بازاریابی را به طور موثری خودکارسازی و مدیریت کنید.
واحد منابع انسانی
واحدهای منابع انسانی (HR) در هر کسب و کار، حجم وسیعی از اطلاعات و کاغذها را به شکل دستی ساماندهی می‌کنند. نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری مانند نرم‌افزار فراگستر می‌توانند برای خودکارسازی فعالیت‌های این واحد بسیار موثر باشند و به کارکنان اجازه می‌دهند تا روی کارهای مهم‌تر تمرکز کنند.
اتوماسیون منابع انسانی می‌تواند طیف وسیعی از فرآیندها از جمله استخدام، مدیریت حضور و غیاب، درخواست‌های مرخصی و اضافه‌کاری، ماموریت و مدیریت اسناد را خودکارسازی کند.
واحد فروش
اکثر تیم‌های فروش از نوعی سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) برای مدیریت سرنخ‌ها، مشتریان بالقوه و مشتریان فعلی استفاده می‌کنند. اما حتی اگر واحد فروش شما از CRM استفاده می‌کند، نداشتن اتوماسیون اداری باعث می‌شود زمان ارزشمندی را برای انجام کارهای دستی، تلف کنند.
استفاده از اتوماسیون اداری در کنار CRM یا راه‌حل‌های مدیریت فروش، تیم فروش را قادر می‌سازد تا فقط روی فروش تمرکز کنند و سیستم اتوماسیون به‌طور خودکار تغییرات را ثبت کرده و اطلاعات مشتریان در اختیار سایر بخش‌ها قرار می‌دهد.
واحد مدیریت و دبیرخانه
مدیران در گذشته، بسیاری از کارهای خود را با استفاده از کاغذ یا اکسل انجام می‌دادند که دسترسی به اطلاعات مربوط به آنها را محدود می‌کرد و خطر خطای انسانی را افزایش می‌داد. نرم‌افزارهای اتوماسیون با دیجیتالی کردن این اطلاعات، قابلیت ردیابی داده‌ها، مدیریت آنها و پی‌گیری از هر زمان و مکان را برای کاربران فراهم کرده‌اند.
واحد دبیرخانه از اصلی‌ترین بخش‌هایی است که از اتوماسیون اداری بیشترین بهره را می‌برد. سیستم مدیریت مستندات نیز مدیریت اسناد و پی‌گیری نامه‌نگاری‌ها را بسیار آسان می‌کند.
واحد مالی
همانند واحد مدیریت، فرآیندهای مالی نیز در گذشته بیشتر مبتنی بر کاغذ و اکسل بود. اما با رواج فناوری‌های کامپیوتری، سیستم‌های حسابداری دیجیتال رایج شدند که توانایی ایجاد، ارسال و دریافت فاکتورهای دیجیتال را دارند.
خودکارسازی صورت‌حساب‌ها، لیست هزینه‌ها و ثبت ساعات کار می‌تواند باعث صرفه‌جویی قابل توجهی در زمان واحد مالی شما شود، خطاهای انسانی را حذف کند و گزارش‌های دقیق‌تری ارایه دهد. اتوماسیون اداری نیز در این واحد می‌تواند ارتباط با سایر واحدهای سازمان را تسهیل کند.
واحد خدمات مشتریان
خدمات مشتریان واحدی است که اهمیتی حیاتی برای هر کسب و کاری دارد. اگر واحد خدمات مشتریان سازمان شما از یک سیستم ناکارآمد برای مدیریت فرآیندها استفاده کند، رشد کسب و کار شما آسیب خواهد دید. به همین شکل، اگر رقبای شما از اتوماسیون برای بهبود خدمات مشتریان خود استفاده کنند، نسبت به شما برتری خواهند یافت.
اتوماسیون به تیم خدمات مشتریان شما اجازه می‌دهد تا بر ارایه بهترین خدمات به مشتریان تمرکز کنند و شکایات مشتریان را نیز به طور خودکار طبقه‌بندی کرده و برای تیم تولید محصول یا مدیریت سازمان ارسال می‌کند.
اهمیت یکپارچگی در سیستم اتوماسیون اداری
راهکارهای اتوماسیون به بهبود عملکرد و رشد سازمان‌ها کمک می‌کنند. هر یک از واحدهای سازمانی نیز به راهکار اتوماسیون خاصی نیاز دارند که متفاوت از اتوماسیون اداری است. اما استفاده از راهکارهای BPMS مانند نرم افزار مدیریت کسب و کار فراگستر در کنار آنها، می‌تواند فرآیندهای داخلی هر واحد و ارتباطات بین واحدهای مختلف را تسهیل کند. همچنین، اگر میان نرم‌افزارهای مختلفی که برای اتوماسیون در واحدهای مختلف سازمانتان استفاده می‌کنید یکپارچگی کامل وجود نداشته باشد، با حجم زیادی از داده‌های پراکنده و تکراری روبه‌رو خواهید شد. سیستم‌های اتوماسیون اداری با ایجاد ارتباط میان این نرم‌افزارها، امکان جمع‌آوری و مدیریت این داده‌ها و ارایه گزارش‌های دقیق را فراهم می‌کنند.
برای اطلاعات بیشتر در این خصوص می توانید از طریق لینک زیر با خدمات اتوماسیون مجموعه فراگستر آشنا شوید :
ثبت دیدگاه