یکی از بهترین روش‌ها برای بهبود گردش کار، اسکن اسناد است که علاوه بر کاهش هزینه‌ها، برای مدرنیته سازی سازمان‌ها و شرکت‌ها نیز مورد استفاده قرار می‌گیرد. این سیستم فواید بی‌شماری دارد، اما با این وجود اگر حداقل‌های آن را در نظر بگیرید، لازم است بدانید که راندمان فعالیت کاری را تا حد زیادی افزایش می‌دهد و می‌تواند سود بیشتری را نصیب افراد نماید. اما دلیل اهمیت استفاده از اسکن اسناد و مدارک چیست؟ برای یافتن پاسخ مناسب با ما همراه باشید.
اهمیت استفاده از اسکن اسناد و مدارک برای سازمان‌ها
سازمان‌ها و شرکت‌ها مدارک و اسناد زیادی دارند که به دلیل مهم بودن باید به خوبی از آنها نگهداری شود. اما زمانی که شما این اسناد و مدارک را اسکن کرده و در بایگانی آنلاین قرار می‌دهید، می‌توانید تا سالیان سال از آنها مراقبت کنید و هر موقع که به آنها نیاز داشتید، این اسناد و مدارک را مطالعه کنید. در واقع دیگر نیازی نیست مثل گذشته دفاتری را برای نگهداری از اسناد و اوراق مهم شرکتی در نظر بگیرید، بلکه توسط سیستم الکترونیکی می‌توانید آنها را اسکن کرده و نگهداری کنید.
در خصوص دلایل اهمیت استفاده از اسکن اسناد و مدارک می‌تواند به موارد زیر اشاره نمود:
این سیستم راندمان کاری را افزایش می‌دهد.
یکی از دلایل مهم استفاده از سیستم الکترونیکی اسکن مدارک و اسناد این است که روی انجام کارها اثر مستقیم دارد؛ چراکه بایگانی کردن و دسترسی به مدارک کاغذی تا حدودی دشوارهای زیادی داشته و زمانبر است. اسنادی که کاغذی هستند، بعد از مدتی یا به طور کلی از بین می‌روند یا اینکه آسیب دیده و غیر قابل استفاده می‌شوند و اگر فقط یک نمونه از این اسناد موجود باشد، لازم است به خوبی از آن نگهداری شود. این در حالی است که اسکن کردن اسناد و مدارک با روش‌های مختلفی نظیر بایگانی، بازیابی و جستجوی اطلاعات باعث افزایش بهره‌وری و راندمان کاری می‌شود و با استفاده از آن شما می‌توانید این اسناد و مدارک را به خوبی نگهداری کنید. همچنین این سیستم الکترونیکی به شما کمک می‌کند تا بتوانید اطلاعات مورد نیاز را با سرعت بالایی پیدا کرده و مورد استفاده قرار دهید. با انجام اسکن دیجیتالی اسناد و مدارک، آنها به صورت کامل ذخیره می‌شوند و پوشه‌های آنها نیز امنیت بالایی دارند. توسط این سیستم در سازمان‌های بزرگ، کارکنان و پرسنل هم دسترسی راحت‌تر به اسناد اسکن شده دارند و هم می‌توانند کارها و وظایف خود را با سرعت بیشتری انجام دهند، بدون آنکه مراجعه کننده زیادی داشته باشند.
این سیستم باعث صرفه جویی در فضای کاری می‌شود.
برای اینکه شما در شرکت خود از اسناد کاغذی نگهداری کنید، به یک فضای مخصوص نیاز دارید. بسیاری از سازمان‌ها که به اطلاعات کاغذی خود نیاز دارند، باید بتوانند به خوبی از آنها مراقبت کنند. حتی برخی از شرکت‌ها نامه‌های زیادی دارند که اگر بخواهند آنها را در یک فضای کوچک قرار دهند، ممکن است با مشکلات زیادی روبه‌رو شوند، بنابراین در چنین شرایطی بهتر است از یک سیستم دیجیتالی به‌روز و قدرتمند استفاده شود تا بتوان به راحتی مدارک، نامه و اسناد را داخل آن جای داد و سلامتی و ایمنی نامه‌های اداری نیز تضمین شود. اگر شما بخواهید از این اسناد و مدارک در حجم زیادی داخل یک اتاق نگهداری کنید، ممکن است به خطر بیفتد و در صورت گم شدن آنها، بدون شک مشکلات زیادی به وجود خواهد آمد. اما برخورداری از یک سیستم الکترونیکی اسکن اسناد و مدارک بهترین روشی است که امروزه اکثر سازمان‌ها از آن استفاده می‌کنند. با این سیستم تمامی قفسه‌های اتاقتان که توسط نامه‌های اداری پر شده‌اند، خالی می‌شوند و شما می‌توانید از فضای آزاد شده قفسه‌ها برای پروژه‌های دیگر استفاده کنید.
این سیستم باعث سازماندهی و ایمنی بهتر اطلاعات می‌شود.
زمانی که شما اسناد و مدارک سازمان خود را اسکن می‌کنید، مطمئناً سازماندهی اطلاعات مرتب‌تر و بهتری خواهید داشت و سازمان شما یک سازمان تضمین شده محسوب می‌شود. در صورت عدم وجود این سیستم، اگر یکی از اسناد مهم و ضروری سازمان به طور کلی از بین برود، ممکن است مشکلات زیادی برای سازمان به وجود آید، اما چناچه این اسناد و مدارک در سیستم الکترونیکی ثبت شده باشند، دیگر این نگرانی وجود نداشته و شما به راحتی قادر خواهید بود به اطلاعات دسترسی داشته باشید. حتی این امکان وجود دارد که شما اسکن کردن اسناد و مدارک را از دید افراد پنهان کنید و با رمز نگاری آنها، دیگر همه افراد نمی‌توانند اطلاعات را مشاهده کنند و به آنها دسترسی داشته باشند. شما می‌توانید به راحتی اسناد خود را کپی کنید و نگران از بین رفتن آنها نباشید. به وسیله این سیستم از دست دادن اسناد و مدارک برای همیشه فراموش خواهد شد.
این سیستم باعث صرفه جویی در هزینه‌ها می‌شود.
یکی دیگر از دلایل اهمیت استفاده از برون سپاری پروژه اسکن اسناد و مدارک این است که تولید بیشتر شده و همین امر هزینه‌ها را تا حد زیادی کاهش می‌دهد. اسکن کردن اسناد و مدارک آن هم به صورت الکترونیکی می‌تواند روش خوبی برای شرکت‌ها باشد تا راهی برای کم کردن هزینه‌ها و صرفه جویی پیدا کنند؛ چراکه هزینه‌های مربوط به نگهداری اسناد و مدارک بالا بوده و شامل هزینه فضا و تجیزات لازم برای بایگانی می‌شود و همچنین باید مکان خاصی را هم برای نگهداری از این اطلاعات در نظر گرفت. اما با اسکن کردن اسناد و مدارک دیگر نیازی به کاغذ ندارید و می‌توانید آنها را دور بریزید. هزینه‌های بایگانی به وسیله این روش به صفر می‌رسد و در واقع شما فقط لازم است هزینه خرید سیستم اسکن اسناد و مدارک را پرداخت کنید. پس اگر شما هم شرکت یا سازمانی هستید که قصد دارد هزینه‌های جانبی خود را کاهش دهد و آنها را صرف امور دیگری نماید، بهتر است به فکر استفاده از خدمات یک شرکت اسکن اسناد و مدارک باشید.
برای استفاده از خدمات اسکن اسناد و مدارک به کدام شرکت معتبر مراجعه کنیم؟
اگر تمایل دارید از خدمات اسکن اسناد و مدارک بهره‌مند شوید و این کار را یک شرکت باتجربه و حرفه‌ای در محل سازمان شما انجام دهد، ما به شما شرکت نرم افزاری یگانه را پیشنهاد می‌کنیم که خدمات تخصصی ویژه‌ای را به شما ارائه خواهد داد. شما می‌توانید با مراجعه به وبسایت رسمی این شرکت در زمینه مراحل اسکن کردن اسناد توسط این شرکت، نحوه و چگونگی انجام اسکن مدارک، قیمت نهایی پروژه مربوطه و … اطلاعات لازم را کسب کنید و در صورت نیاز با مشاوران این مجموعه در تماس باشید.
ثبت دیدگاه