بخشنامه اصلاح وضع املاک که در میان ثبتی‏ها به بخشنامه بهبود وضع مشهور شده است در اقدامات نمایندگان و نقشه‏برداران ثبت مورد استفاده و اقدام زیاد قرار می‏گیرد.

«بند ۳۷۲- هرگاه مالکین دو یا چند ملک مجاور به منظور اصلاح و بهبود وضع املاک خود نیاز به مبادله قسمت‏های جزئی از املاک خود را داشته باشند می‏توان با تنظیم صورت‏مجلس توافق و سند رسمی و پرداخت حقوق و عوارض مربوطه عمل کرد و رعایت تشریفات تفکیک ضرورتی ندارد.»

بهترین کار برای انجام امور مختلف ساختمان، مشاوره و بهره گیری از کارشناس رسمی میباشد که متخصص و حرفه ای در کار خود باشد که یکی از مهم ترین کارهای کارشناس رسمی دادگستری، ارزیابی ملک توسط کارشناس رسمی دادگستری میباشد.

شرایط اصلاح وضع املاک شامل بند فوق را مورد مطالعه و تحلیل قرار می‏دهیم. معمولاً دستورالعمل‏ها و بخش‏نامه‏ها در مورد املاک طوری تهیه و تنظیم و ابلاغ می‏گردد که اگر مالک یا مالکین هدف و منظور و مقصدی درباره املاک خود داشته باشند بتوانند به ادارات ثبت مراجعه و درخواست اقدام در خصوص مورد را بنمایند ولی عملاً به عکس این اتفاق می‏افتد بلکه مالک یا مالکین اقدامات دلخواه و خواسته خود رابر روی ملک به انجام رسانده و بعد برای قانونی نمودن عمل به ثبت مراجعه خواهند کرد.

شاید یکی از مشکلات عمده ادارات ثبت اقدام مالکین بدین‏گونه است، زیرا بدون اطلاع از مقررات به میل و خواسته خود تغییر و تبدیل را صورت داده و اداره ثبت در مقابل کار انجام شده قرار خواهد گرفت و به جای هیچ تغییر و نظر ارشادی باقی نیست و با همان وضع با توسل به قوانین پیچیده و بعضاً مانع و سد راه، باید مقررات و قوانین را با اقدامات انجام یافته تطبیق داده تا نتیجه حاصل گردد و همین امر مستلزم تهیه گزارشات متعدد و جامع و مستند بوده و موجبات اطاله رسیدگی و تأخیر در انجام کار را فراهم می‏سازد و اگر توافق هم نباشد جریان به مراجع قضایی نیز کشیده خواهد شد.

در این بند می‏خوانیم (هرگاه مالکین دو یا چند ملک مجاور به منظور اصلاح و بهبود…).

گاه مالکین به طور عمد دخل و تصرف را در چند ملک انجام داده و حتی در ملک ساختمان چند طبقه احداث و بعداً جهت اصلاح مراجعه می‏کنند و بعضاً نیز متوجه این تداخل و تبادل نبوده و در موقع مراجعه به شهرداری یا اداره ثبت به قصد اخذ گواهی پایان ساختمان یا تفکیک متوجه خواهند شد. به هر تقدیر در موقع تخریب و نوسازی ساختمان‏های قدیمی به خاطر قطور بودن دیوارها و جرزهای گلی و عدم استحکام ساختمان‏های مجاور حدود ملک در همه جهات به طور کامل و دقیق تخریب نشده و باریکه‏ای از ملک رها و ضمیمه پلاک مجاور می‏گردد. این عمل و تداخل قسمتی از ملک در ملک دیگر با تبادل قسمت‏های حتی خیلی جزئی باعث عدم تطبیق حدود و مغایرت مساحت و ابعاد ملک با سند مالکیت خواهد شد که با استناد به این بند می‏توان نسبت به اصلاح سند مالکیت اقدام کرد. اما مفاد بخشنامه به نحوی نیست که هر پلاکی که قسمتی از پلاک مجاور راتصرف نماید با استناد به آن بتوان نسبت به اصلاح سند مالکیت اقدام کرد بلکه شرایط اصلاح طبق این بند باید فراهم و ممکن باشد.

آنچه جلب توجه می‏کند نام و عنوان بخشنامه است که در صدر آمده (اصلاح وضع املاک) و معنی و مفهوم چند کلمه دیگر که در متن گنجانیده شده و عبارتند از کلمات (نیاز، مبادله، جزئی). که با جمع بودن مفاهیم کلمات مذکور می‏توان وضع املاک را اصلاح نمود.

1. کلمه املاک در (اصلاح وضع املاک) کلمه‏ای است جمع و در زبان فارسی معنی و مفهوم آن به عدد بیش از یک اطلاق دارد و اعداد دو و بالاتر را به ذهن متبادر می‏سازد. پس اصلاح شامل یک پلاک به تنهایی نخواهد بود بلکه باید دو یا چند ملک باهم اصلاح مساحت و حدود لازم داشته باشند.
2. کلمه نیاز به معنی احتیاج و ضرورت داشتن است لذا قسمت‏هایی از پلاک‏های مجاور مورد نیاز همدیگر باشند بدین معنی آن قسمت‏ها را که در اختیار همدیگر قرار داده نتوان جدا نمود و برگشت به حالت اولیه ممکن و مقدور نباشد به طور مثال قسمت‏هایی که پلاک‏ها از هم تصرف نموده بر روی آنها ساختمان احداث گردیده و برگشت به حالت اولیه موجب ضرر و خسارت است. در اینجا ضرورت مصداق پیدا می‏کند و یا گوشه‏هایی از پلاک‏های همجوار شرایطی پیدا نموده که طبیعتاً برای خود پلاک مورد استفاده نیست و چنانچه ضمیمه پلاک مجاور شود وضعیت آن را بهبود می‏بخشد.
3. کلمه تبادل به معنی رد و بدل کردن و در اینجا بدین معنی است که مالکین دو یا چند پلاک قسمت‏هایی از ملک یکدیگر را در اختیار گرفته و عمل دو طرفه باشد به طوری که هر پلاک در حدی قسمتی را رها نموده و پلاک مجاور آن را تصرف کرده یعنی مقابله به مثل شده باشد.
4. جزئی بودن تبادل – قسمت‏های مبادله شده جزئی باشد که با توجه به مساحت پلاک‏ها و به دلیل عقلی جزئی تشخیص شود و نتوان کلیت برای آنها قائل شد.

البته اینکه جزء در مقابل کل چیست و چند است و کدام است خارج از بحث ماست اما جزء در مقابل کل در املاک بستگی به عوامل مختلفی از جمله مساحت و کاربری ملک دارد مثلاً در یک زمین مزروعی به مساحت ۳۰۰۰ متر مربع مساحت ۵۰ متر مربع جزء است ولی در یک قطعه زمین تجاری به مساحت ۱۵ متر مربع نمی‏توان ۴ متر مربع از آن را جزء قلمداد کرد یعنی در واقع هر جزء در مقابل کل خود قابل تعریف و تشخیص است.

با این شرح هرگاه دو یا چند ملک مجاور قسمت‏هایی از همدیگر را در تصرف گرفته و هر پلاک هم دهنده باشد و هم گیرنده یعنی تبادل صورت گرفته و این تبادل جزئی باشد چنانچه مالکین توافق به اصلاح طبق وضع فعلی را داشته و از اداره ثبت تقاضا نمایند می‏توان با ترسیم کروکی موقعیت پلاک‏ها و گویا کردن قسمت‏های مبادله شده با رنگ‏های الوان و تنظیم صورت‏مجلس با مساحت و حدودی که هر پلاک در وضع فعلی پیدا کرده مراتب را به دفترخانه اسناد رسمی اعلام کرد و دفترخانه ضمن تنظیم اقرارنامه رسمی مبنی بر توافق مالکین نسبت به اصلاح پلاک‏ها مطابق صورت‏مجلس با وصول هزینه‏های قانونی یک نسخه از آن را به اداره ثبت ارسال کند و پس از دریافت اقرارنامه رسمی اداره ثبت در صورتی که اسناد در قید وثیقه و بازداشت نباشند با توضیح لازم در دفتر املاک و سوابق ثبتی نسبت به اصلاح مساحت و حدود اسناد مالکیت به ضرح صورت‏مجلس اقدام خواهد کرد. بهترین انتخاب برای انجام هرکاری که مربوط به موارد قانونی میشود، استفاده از مشاوره کارشناس دادگستری است.