نرم افزار حسابداری، تراکنش های مالی روزانه یک سازمان از جمله مدیریت دارایی های ثابت، مدیریت هزینه ها، مدیریت درآمد، حساب های دریافتنی، حساب های پرداختنی، حسابداری فرعی و گزارش و تجزیه و تحلیل را مدیریت و ثبت می کند. یک سیستم حسابداری کامل، دارایی‌ها، بدهی‌ها، درآمدها و هزینه‌های سازمان را پیگیری می‌کند. سپس این تراکنش‌ها دفتر کل را در زمان واقعی پر می‌کنند و به مدیران مالی، خزانه‌داران و کنترل‌کنندگان دسترسی فوری به داده‌های مالی دقیق و بلادرنگ را فراهم می‌کنند. همچنین به مالکان اجازه می دهد تا عملکرد خود را در سطح عملیاتی مشاهده کنند.

ثبت سیستماتیک این تراکنش های مالی امکان تهیه صورت های مالی سه ماهه و سالانه شامل ترازنامه، صورت سود و زیان، صورت جریان های نقدی و صورت های حقوق صاحبان سهام را فراهم می کند. نرم افزار حسابداری جزء کلیدی سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) است.

سیستم های ERP عملکردهای ضروری کسب و کار مانند حسابداری، برنامه ریزی مالی و تجزیه و تحلیل، زنجیره تامین، مدیریت موجودی، و تدارکات را یکسان می کند. این برنامه‌ها به صورت بومی با یک رابط کاربری و مدل داده مشترک ادغام می‌شوند و نیاز به جابجایی بین سیستم‌ها یا ادغام داده‌های برای مدیریت جنبه‌های مختلف کسب‌وکار شما را از بین می‌برند.

اما سیستم حسابداری چیست؟ چگونه می دانید که سیستم اطلاعات حسابداری مناسبی برای نیازهای خود دارید؟ در اینجا ما به شما کمک می کنیم تا عملکرد و اهمیت سیستم های حسابداری را بهتر درک کنید.

تعریف سیستم حسابداری

تعریف سیستم حسابداری نسبتاً ضعیف است. این برای هر سیستمی اعمال می شود که به شما امکان می دهد پول ورودی و خروجی کسب و کار خود را ردیابی کنید. اساساً سیستم حسابداری شما نحوه نگهداری سوابق مالی خود است. شما از آن برای ثبت تراکنش ها، فاکتورها، صورتحساب های فروشندگان و سایر درآمدها و هزینه ها استفاده می کنید.

سیستم حسابداری شما مخزنی از داده های خام است که می توانید از آن برای گزارشگری مالی مانند صورت سود و زیان و ترازنامه استفاده کنید. اینها تصمیمات عملیاتی شما را مشخص می کند و تعیین می کند که کجا بودجه را برای رشد کسب و کار خود تخصیص می دهید، بازار هدف خود را جلب می کند و ذینفعان خود را راضی می کند.

یک سیستم حسابداری می تواند چیزی به سادگی یک صفحه گسترده MS Excel یا یک پلتفرم نرم افزاری هدفمند مانند سپیدار سیستم باشد.

سیستم های حسابداری چه چیزی را دنبال می کنند؟

سیستم های حسابداری می توانند انواع ورودی ها را ردیابی و مدیریت کنند. آنها به طور کلی در دسته های زیر قرار می گیرند:

فاکتورها و درآمد

برای سنجش سلامت مالی خود و مدیریت جریان نقدینگی خود، باید درک روشنی از میزان درآمد واقعی کسب و کارتان داشته باشید. این درآمد ناخالص عمدتاً از فروش و صورت‌حساب‌های تسویه‌شده حاصل می‌شود، اگرچه برخی ممکن است از منابع دیگری مانند پرداخت‌های بهره یا (در مورد صنعت خدمات مالی) سرمایه سرمایه‌گذاری باشد.

برخی از سیستم های حسابداری همچنین به شما اجازه می دهند که فاکتورها را فورا ایجاد کنید و سپس به طور خودکار زمان پرداخت آنها را پیگیری کنید.

مخارج

درآمد شما خط اصلی شماست، در حالی که مخارج ترکیبی شما درآمد شما را تشکیل می دهند. فضای بین اینها حاشیه سود شماست. هرچه بتوانید خطوط بالا و پایین خود را از هم دورتر نگه دارید، وضعیت مالی کسب و کار شما سالم تر خواهد بود.

صفحات گسترده اکسل و سیستم‌های حسابداری قدیمی‌تر از کاربران می‌خواهند که هر هزینه را به صورت دستی وارد، تعادل و دسته‌بندی کنند. با این حال، اکثر سیستم های حسابداری معاصر امکان ورود و طبقه بندی سریع و همچنین تعادل خودکار هزینه های تجاری را فراهم می کنند.

بدهی ها

کسب و کار شما تعهدات دیگری خارج از هزینه های متعارف دارد و اینها نیز باید به دقت پیگیری شوند. اینها ممکن است شامل هزینه‌های رهن، امور مالی کسب‌وکار (مانند وام‌های راه‌اندازی) و سایر حساب‌های قابل پرداخت مانند خرید اجاره‌ای باشد.

سیستم‌های حسابداری می‌توانند این بدهی‌ها را به‌عنوان ارزش‌های قابل پرداخت ردیابی کنند و هنگام پرداخت‌ها به‌طور خودکار مانده‌ها را به‌روزرسانی کنند.

سیستم های یک ورودی در مقابل سیستم های دو ورودی

در حالی که انواع مختلفی از سیستم های حسابداری وجود دارد، همه آنها به دو دسته اصلی تقسیم می شوند – سیستم های یک و دو ورود.

سیستم های تک ورودی

سیستم‌های تک ورودی به دلیل سادگی مورد علاقه تاجران انحصاری و کسب‌وکارهای خرد هستند. صفحه گسترده اکسل نوعی سیستم ورودی تکی است. داده های ابتدایی مانند:

تاریخ فروش

توضیحات کالای فروخته شده

هزینه اقلام

مالیات بر ارزش افزوده در فروش

روش پرداخت

موجودی حساب تجاری

سیستم های دو ورودی

سیستم های دو ورودی پیچیده تر هستند و برای استفاده نیاز به نرم افزار اختصاصی دارند. آنها سوابق کامل تری را ارائه می دهند و بنابراین می توانند حساب دقیق و دقیق تری از امور مالی کسب و کار ارائه دهند.

سیستم‌های دو ورودی توسط کسب‌وکارهای بزرگ‌تر برای پیگیری امور مالی و تولید گزارش‌هایی مانند گزارش‌های هزینه، خلاصه صورت‌حساب و پرداخت و صورت‌های سود و زیان استفاده می‌شوند.

اگر قصد خرید نرم افزار حسابداری جامع و کامل را دارید ما به شما نرم افزار حسابداری سپیدار را پیشنهاد میکنیم که برای مشاهده قیمت نرم افزار حسابداری سپیدار میتوانید به سایت آریا تراز مراجعه کنید.